Sécurité et résidence des données
La démo fonctionne avec des personnes et des entreprises fictives, et un évaluateur hors ligne. Ce que vous y tapez n’est transmis à aucun des fournisseurs ci-dessous.
Déclaration sur la résidence des données
Vos dossiers de candidature, documents et enregistrements d’entrevue sont conservés au Canada (AWS Canada (Centre), Montréal). Si vous enregistrez vos réponses d’entrevue, l’audio est transcrit au Canada (Amazon Transcribe, Canada (Centre)). Nous utilisons des services d’IA exploités par Anthropic aux États-Unis, en vertu d’un contrat. La lecture de votre CV transmet le document que vous avez soumis, coordonnées comprises. Le clavardage de présélection transmet les messages que vous écrivez, et les messages de premier contact rédigés avec l’IA utilisent votre prénom. Votre profil, vos réponses écrites et les transcriptions de vos entrevues sont évalués sans les noms ni les coordonnées. Selon nos conditions commerciales, aucun de ces renseignements ne sert à entraîner des modèles d’IA. Les courriels et les SMS sont acheminés par des fournisseurs énumérés sur notre page des sous-traitants, dont certains exercent leurs activités hors du Canada. Les renseignements traités hors du Canada peuvent être accessibles aux autorités de ce pays en vertu de ses lois.
Ce qui va où
| Renseignements | Fournisseur | Emplacement | Emplacement confirmé |
|---|---|---|---|
| Dossiers des personnes candidates | Supabase | Canada (AWS Canada (Centre)); sauvegardes : confirmation en attente | Confirmation en attente |
| CV, documents et enregistrements d’entrevue | Amazon Web ServicesLes clés de données de l’application passent à AWS Key Management Service avant que des données de clients soient conservées. D’ici là, le service infonuagique ne contient aucune donnée de clients. | Canada (Centre), Montréal | Confirmé |
| L’application elle-même | Vercel | Montréal (yul1) pour l’exécution des fonctions; emplacement des journaux et des données de build : confirmation en attente | Confirmation en attente |
| Audio des entrevues, pour la transcription | Amazon TranscribePas encore connecté dans cette version. Les entrevues enregistrées ne sont offertes aux personnes candidates qu’une fois ce service connecté; les réponses écrites ne sont pas touchées. | Canada (Centre) | Confirmé |
| CV, messages de clavardage, réponses écrites et transcriptions, pour la lecture et l’évaluation par IA | Anthropic | États-Unis | Confirmé |
| Courriels aux personnes candidates | Amazon Simple Email Service | Canada (Centre) | Confirmé |
| Textos aux personnes candidates | TwilioPas encore connecté dans cette version. Les textos passeront par ce service seulement lorsque les réponses STOP atteindront automatiquement la liste d’exclusion. | États-Unis | Confirmé |
| Rapports d’erreur, renseignements personnels retirés | SentryPas encore connecté dans cette version. | États-Unis | Confirmé |
État du service infonuagique
| Partie du service | Dans cette version | Prévu |
|---|---|---|
| Connexion des comptes clients | Connexion de démonstration seulement, pour des données fictives | Version 0.2, cible : 1er trimestre 2027 |
| Clés de données dans AWS Key Management Service, Canada (Centre) | Fichier de clés sur le serveur de l’application | Version 0.2, cible : 1er trimestre 2027 |
| Rapports de livraison, de rebond et de désabonnement des fournisseurs de courriel et de messages texte | Non connectés; les messages texte ne sont pas envoyés | Version 0.2, cible : 1er trimestre 2027 |
| Transcription des entrevues avec Amazon Transcribe, Canada (Centre) | Non connectée; les candidats répondent aux entrevues par écrit | Version 1.0, cible : 4e trimestre 2027 |
| Suivi des erreurs avec Sentry, renseignements personnels retirés | Non connecté; aucun rapport d’erreur ne quitte l’application | Pas encore planifié |
Chiffrement et accès
- Toutes les connexions au service infonuagique passent par HTTPS.
- Les noms, les adresses courriel, les numéros de téléphone et les adresses municipales sont chiffrés dans l’application avec AES-256-GCM, à l’aide d’une clé de données distincte pour chaque organisation cliente.
- Les clés de données sont gardées à part de la base de données. Dans cette version, elles se trouvent dans un fichier de clés sur le serveur de l’application; elles passeront à AWS Key Management Service, dans la région Canada (Centre), avant que le service infonuagique conserve des données de clients.
- La détection des doublons et la recherche par courriel ou par téléphone utilisent des hachages à clé : une adresse peut être reconnue sans être déchiffrée.
- Les CV et les enregistrements sont chiffrés par le service de stockage et ne s’ouvrent que par des liens signés de courte durée.
- Les dossiers de chaque client sont séparés par la sécurité au niveau des lignes de la base de données, à chaque requête.
- Les liens envoyés aux personnes candidates et aux clients sont aléatoires, conservés seulement sous forme de hachage, limités à une personne et expirent.
- Aucun renseignement personnel n’apparaît jamais dans une adresse Web.
Journal d’audit et conservation
| Dossier | Conservé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Dossiers de candidats sans règle plus stricte | 3 ans par défaut | Fixé par chaque client, par type de dossier. |
| Enregistrements d’entrevue | 90 jours après l’entrevue, par défaut | Les transcriptions restent avec la candidature. Un client peut raccourcir la durée. |
| Offres, formulaires de candidature et avis de résultat | 3 ans | Exigé en Ontario, et conservé même après une demande de suppression, réduit à ce que la règle exige. |
| Registres des atteintes | 24 mois | Exigé par le règlement fédéral sur les atteintes. |
| Adresses désabonnées | Tant que nous envoyons des messages | Conservées sous forme de hachage pour que la personne ne soit plus jamais contactée. |
Une conservation juridique suspend l’anonymisation et la suppression aussi longtemps qu’une plainte, une vérification ou une procédure l’exige, et chaque écran qui propose une suppression l’indique.
En cas de problème
Contenir et évaluer
Nous mettons fin à l’exposition, puis nous établissons ce qui a été touché et s’il existe un risque réel de préjudice grave pour quiconque.
Aviser les clients touchés
Nous avisons sans tarder chaque organisation cliente dont les renseignements sont en cause : ce qui s’est passé, ce qui a été touché et ce que nous avons fait, pour qu’elle puisse remplir ses propres obligations envers ses candidats.
Déclarer lorsque la loi l’exige
S’il existe un risque réel de préjudice grave, l’atteinte est déclarée au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et les personnes touchées sont avisées dès que possible.
Tenir un registre
Chaque atteinte est consignée, qu’elle ait dû être déclarée ou non, et le registre est conservé 24 mois.
Les clients tiennent leur propre registre des atteintes dans le centre de conformité, avec la liste de vérification du préjudice, les dates de déclaration et d’avis, et un modèle d’avis.
Dossier de vérification diligente
Nous ne détenons pas aujourd’hui de rapport SOC 2 ni de certification ISO 27001. Le dossier le dit clairement plutôt que de le laisser entendre.
Demander le dossier- Une description des flux de données : ce qui va où, et pourquoi
- La liste des sous-traitants, avec leurs emplacements
- La liste des fonctions et des modèles d’IA, avec les résultats d’évaluation de chaque fonction
- La déclaration sur la résidence des données et le modèle d’évaluation des transferts pour le Québec
- Notre entente sur le traitement des données, une fois révisée par nos conseillers juridiques (examen juridique en attente). Nous la préparons maintenant, et elle est signée avant que les vraies données d’un client n’entrent dans le service.
- Le résumé de l’évaluation de l’incidence sur les droits de la personne